Standarisasi kantor

Standarisasi adalah proses penentuan standar-standar atas kesatuan ukuran. Yang kemudian membabandingkan kuantitas, nilai, ataupun performance hasil kerja. Standarisasi merupakan spessifikasi, yang ditentukan teliti meliputi. Produk, material, karakteristik, dan lain-lain. Standarisasi memberikan keuntungan kepada pihak konsumen (mutu barang menjadi lebih baik, narga menjadi lebih rendah), manajer (daapat membantu dalam memberikan pemberian dan pembelian, penjualan dan pembayaran), buruh (membuat pekerjaan relative menjadi lebih mudah).
Standardisasi peralatan alat-alat tulis kantor.
1. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak.
2. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama.
3. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis.
4. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis.
5. Melatif operator lebih mudah dan sederhana.
6. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin.
7. Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan, yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan.
Standarisasi mesin dan perabot alat/perkakas kantor
1. Mesin tulis
Mesin tulis adalah mesin yang digunakan untuk menulis dan digerakkan secara mekanis dengan menggunakan tenaga listrik.
2. Masin ganda
Mesin ganda ada dua yaitu pertama mesin ganda system mekanik (mesin stensil) dan yang kedua mesin ganda sistem elektronik berupa foto (berupoa mesin foto kopi)
3. Mesin cetak
Mesin cetak yaitu mesin cetak mini sebagai alat perkantoran yang diperlukan untuk pencetakan –pencetakan sesauatu yang sangat berhubungan langsung untuk pemenuhan kebutuihan kantor.
4. Mesin computer
Mesin computer yaitu suatu mesin yang cara bekerjanya menggunakan system elektronik yang bersifat moderen serta bermanfaat dalam efektifitas dan evisiensi.
5. Mesin hitung
Mesin hitung yaitu alat yang digunakan mempermudah penghitungan.

Standarisasi ruang kantor
Adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja.
Tujuan standarisasi tata ruang kantor.
1. Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang lebih besar.
2. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
4. Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai
6. Memudahkan pegawai dalam penyimpanan arsip
7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras
9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan

Standarisasi formulir
Formulir kantor merupakan sehelai kertas yang menyediakan ruangan untuk memuat catatan-catatan , informasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, departemen atau perusahaan lain. Formulir yang ada dan diciptakan dikantor sangat banyak jenis dan ragamnya, mulai dari formulir pesanan barang, riwayat hidup pegawai sampai formulir isian angket. Formulir-formulir itu ada yang keperluannya bersifat intern atau local dan ada yang bersifat nasional. Formulir yang bersifat nasional pada umumnya sudah distandariser oleh instansi yang berwenang atas formuir tersebut, sehingga bagi instansi yang lain tidak perlu mengadfakan atau menciptakan formulir sejenis yang berlainan. Diantara sekian banyak jenis formulir, yang sangat menonjol peranannya ditinjau dari segi frekuensi pemakaian dan peran identitasnya, juga sebagai alat komunikasi ialah :
• Formulir surat ( surat berkepala0
• Formulir sampul
• Formulir lembar disposisi
Formulir tesebut diatas sudah demikin umumhampir menjadi standar, bahwa organisasi tanpa adanya formulir diragukan eksistensinya dalam masyarakat. Formulir lain kedudukan pada umunya adalah sebagai alat yang memudahkan dan melancarkan pekerjaan, penulisannya bersifat bersamaan.
Standarisai penyelenggaraan pekerjaan kantor
Standarisai penyelenggaraan pekerjaan kantor meliputi dua jenis standar
a. Standar proses kerja
1. Bidang pengelolaan barang
2. Permintaan barang
3. Pembelian
4. Penawaran
5. Pesanan
b. Standar hasil kerja
Adalah waktu yang dipegunakan untuk menghasilkan sesuatu, jadi bukan dalan hal mutu. Pekerjaan yang dapat distandarriser ialah
• Pekerjaan pengetikan surat
• Pekerjaan penerimaan dan pembagian surat-surat masuk
• Pekerjaan pencatatan atau pengagendaan surat keluar