Produk-produk kantor

Formulir Kantor
Formulir kantor merupakan sehelai kertas yang menyediakan ruangan untuk memuat catatan-catatan , informasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, departemen atau perusahaan lain. Ada dua macam formulir kantor;
1. Formulir intern: adalah formulir-formulir yang digunakan didalam lingkungan sebuah kantor antara para pengawas, pegawai dan wakil-wakil sebuah perkantoran. Contoh formulir ini adalah : data mengenai penjualan, keterangan mengenai hasil pekerjaan pegawai.
2. Formulir ekstern: formulir-formulir yang digunakan dalam lingkungan kantor yang mana formulir tersebut dikirimkan kepada para langganan-langganan. Contoh formulir ini antara lain: faktur-faktur, dan memo-memo kredit.

Surat-Menyurat
Surat adalah salah satu sarana komunikasi yang dapat menghubungkan seseorang dengan orang lain, seseorang dengan kelompok, kelompok dengan kelompok atau kelompok dengan seseorang dalam jarak yang berjauhan. Dengan surat orang dapat memberitahukan, menanyakan, menyatakan, meminta, melaporkan atau menyampaikan buah pikiran lainnya kepada orang lain. Dengan surat orang dapat bekerja sama atau bertolong-tolongan. Surat dapat merintis persahabatan, membina hubungan yang telah ada, meningkatkan hubungan kerja sama dan mempererat hubungan batin manusia.
Sebaliknya, karena sepucuk surat hubungan batin antara sesama manusia dapat renggang atau terputus sama sekali. Bahkan harga diri si pembuat surat bisa jatuh di mata orang banyak. Surat yang tidak dikelola dengan baik sering merupakan senjata makan tuan (bumerang) bagi si pembuatnya. Sebab pada sepucuk surat selalu tercermin diri pribadi, sifat, watak dan isi jiwa si pemiliknya.
Dalam kenyataan sehari-hari surat telah mempermudah hubungan antara sesama manusia. Namun kenyataan juga membuktikan bahwa tak terhingga banyaknya surat dari suatu organisasi atau instansi yang kurang diindahkan oleh organisasi atau instansi lainnya hanya karena isi surat itu kurang simpatik. Banyak “lamaran kerja” seseorang yang ditolak oleh suatu perusahaan hanya karena adanya kesan yang kurang baik terkandung di dalam surat tersebut.
Isi surat yang kurang kontrol dapat menimbulkan salah tafsir, salah terima atau tidak dapat dipahami isinya sehingga si penerima surat merasa bingung atau tersinggung, bahkan bisa salah dalam mengambil sikap atau keputusan.
Oleh sebab itu, setiap orang yang akan membuat surat hendaklah terlebih dahulu memahami hakikat dari sebuah surat. Mereka harus mempelajari cara membuat surat, mengetahui ukuran surat, bahasa surat, kerapian surat dan aturan-aturan lain yang diperlukan untuk menulis dan mengirim sebuah surat.
Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Bila kita tinjau dari berbagai segi akhirnya sebuah surat dapat dibedakan berdasarkan :
a. Wujud surat
b. Si pembuat surat
c. Isi surat
d. Keamanan isi surat
e. Ruang lingkup surat
f. Jumlah pembaca surat
g. Penyelesaian surat
h. Pengiriman surat
i. Pengertian umum

Laporan
Laporan merupakan sesuatu pernyataan tertulis yang didasarkan atas pengumpulan catatan-catatan dan biasanya menyatakan nilai yang disingkat. Secara garis besar dapat dinyatakn bahwa suatu laporan merupakan suatu pernyataan yang didasarkan atas catatan-catatan.
Laporan-laporan pada dasarnya memberikan keterangan-keterangan dan memberikan pokok intisari dari persoalan. Tanggung jawab manajer atas laporan
• Faham akan pentingnya laporan-laporan
• Menyediakan latihan-latihan dalam bidang penulisan laporan-laporan
• Mendistribusikan laporan-laporan khusus kepada yang membutuhkan



Pengertian kearsipan
Oleh karena yang menjadi pokok pembahasan dalam buku ini adalah Tata Kearsipan, maka terlebih dahulu akan diberikan penjelasan tentang pengertian arsip. Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebaginya.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertangg

Penyimpanan Arsip
Penyimpanan Arsip dapat didefinisikan sebagai penyimpanan surat-surat/dokumen-dokumen pada tempat y